Die Situation:
Ein Interchange mit INVOIC-Daten und einem begleitenden Fax als Umsatzsteuernachweis geht beim Rechnungsempfänger ein.
Dieser stellt fest, dass es bei der Konvertierung der Daten zu einem Fehler kommt.
Er sendet eine negative CONTRL.
Die anschließende Klärung ergibt, dass es sich um einen Fehler in der Konvertierung des Senders handelt, welcher vom Sender zu beheben ist. Die eigentlichen Rechnungsdaten sind korrekt.
Die Frage:
Wie muss der Sender der Rechnung nach Eingang der negativen CONTRL nun reagieren?
Das Problem besteht im Zusammenhang zwischen Umsatzsteuernachweis und gesendeter Datei über die Datenaustauschreferenz (UNB 0020) (Interchange-Nummer). Siehe "Prozessbeschreibung der elektronischen Rechnungslegung" VDEW Dez. 2005.
Möglichkeit A)
Er behebt den Fehler und sendet die Datei erneut mit der gleichen Datenaustauschreferenz. Dadurch bleibt der Bezug zum Umsatzsteuernachweis gültig. Dieser wird nicht neu erstellt.
Möglichkeit B)
Er behebt den Fehler und sendet die Datei erneut mit einer neuen Datenaustauschreferenz. Dadurch wird der Bezug zum bereits gesendeten Umsatzsteuernachweis ungültig! Dieser muss neu erstellt werden. Nun existieren aber zwei Umsatzsteuernachweise.
Das Dilemma
Möglichkeit A) erscheint praktikabler, birgt aber das Problem, dass die Datenaustauschreferenz nach unserer Meinung eigentlich nicht erneut verwendet werden darf, da diese einen Datenaustausch eindeutig beschreiben soll. Leider ist die ISO Doku an dieser Stelle etwas dünn:
0020
INTERCHANGE CONTROL REFERENCE
Unique reference assigned by the sender to an interchange.
Der Name und die Dokumentation der CONTRL deutet darauf hin, dass "unique" eindeutig im Sinne der Übertragung meint. Dies ist wahrscheinlich, da dieses Feld in den CONTRL-Nachrichten als Referenz verwendet wird. Aus dieser Sicht ist eine neue Datenaustauschreferenz zu verwenden, wenn neu konvertiert und übertragen wird. Möglichkeit A) wäre damit unzulässig.
Möglichkeit B) ist aufwändiger, da die hier die Fachapplikation (zumindestens bei CS) den erneuten Versand anstoßen muss. Darüber hinaus ist der Umgang mit den mehreren Umsatzsteuernachweisen zu einer Rechnung zu klären.
Alternative Vorgehensweise:
Möglichkeit C)
Der Umsatzsteuernachweis wird erst nach Erhalt einer positiven CONTRL erstellt und versendet. Vorteil dieser Lösung wäre, dass die Problematik auf der Kommunikationsebene von der Problematik auf der steuerrechtlichen Ebene getrennt würde. Zu klären ist hier, ob der zeitliche Versatz zwischen dem Versand der Daten und dem Versandt des Umsatzsteuernachweises zulässig ist. Sollte jedoch jemand eine Implementierung haben, bei der der Versand der CONTRL erst nach Eingang des Umsatzsteuernachweises erfolgt, würde es zu einem Deadlock kommen. Der Sender wartet auf die CONTRL und der Empfänger wartet auf den Umsatzsteuerbeleg.
Wir schlagen vor, die alternative Vorgehensweise als verbindlich in die Prozessbeschreibung aufzunehmen. Damit wäre dann eine Implementierung unzulässig, bei der vor dem Senden der CONTRL auf den Umsatzsteuernachweis gewartet wird.
Moers, 10.9.2007
Schleupen AG
i.V. Bernd Mildebrath
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